Một công ty nhỏ thuê nửa sàn trong toà văn phòng thường nghĩ rằng chuyện thoát nạn là việc của ban quản lý toà nhà: họ lo hệ thống báo cháy, buồng thang, đèn chỉ dẫn, và mỗi năm có thể mời các công ty tham gia một buổi diễn tập chung. Điều đó đúng một nửa. Toà nhà lo phần cứng và quy trình chung; nhưng ai trong công ty bạn dẫn mọi người ra, ai đếm người, ai lo cho khách đang ngồi trong phòng họp, thì toà nhà không thể làm thay.
Bài này giúp người phụ trách hành chính, chủ doanh nghiệp nhỏ lập một phương án thoát nạn gọn cho văn phòng của mình, khớp với quy trình của toà nhà. Đây là phương án thực hành nội bộ, không phải hồ sơ phòng cháy của cơ sở theo luật; hồ sơ đó (nếu thuộc diện) do người đứng đầu cơ sở làm việc với cơ quan phòng cháy. Khi có cháy thật, mọi người thoát ra theo hướng dẫn và gọi 114 nếu chưa có ai báo.
Phần nào của toà nhà, phần nào của công ty
Ban quản lý toà nhà thường chịu trách nhiệm về hệ thống chung: báo cháy tự động, loa thông báo, buồng thang bộ, cửa ngăn cháy, đèn chỉ dẫn, điểm tập kết chung của toà nhà và quy trình sơ tán tổng thể. Họ có đội kỹ thuật, bảo vệ được huấn luyện và thường là đầu mối làm việc với lực lượng phòng cháy khi có sự cố.
Công ty thuê sàn chịu trách nhiệm về những gì xảy ra bên trong phần diện tích mình dùng: giữ lối đi trong văn phòng thông thoáng, không chặn cửa ra hành lang chung, phổ biến quy trình cho nhân viên, và tổ chức người của mình rời đi có trật tự. Hợp đồng thuê và nội quy toà nhà thường có điều khoản về phòng cháy; người phụ trách hành chính nên đọc kỹ phần này và giữ một bản để đối chiếu.
Chỗ hay hỏng là khoảng giữa hai phần. Toà nhà phát thông báo sơ tán nhưng không ai trong công ty biết mình phải làm gì; nhân viên đi ra mỗi người một ngả, có người đi thang máy; ra tới điểm tập kết chung thì không ai biết công ty mình đã đủ người chưa. Phương án nội bộ chính là để lấp khoảng giữa đó.
Lấy thông tin từ ban quản lý toà nhà
Trước khi viết phương án, người phụ trách nên có một buổi làm việc ngắn với ban quản lý toà nhà để hỏi những điều sau, ghi chép cẩn thận:
- Toà nhà phát tín hiệu sơ tán bằng cách nào: chuông, loa, đèn chớp, tin nhắn; có phân giai đoạn sơ tán theo tầng không.
- Sàn của công ty dùng buồng thang nào làm lối chính, lối nào làm lối dự phòng.
- Điểm tập kết chung của toà nhà ở đâu, có chia khu cho từng tầng hoặc từng công ty không.
- Toà nhà có quy định riêng cho người khuyết tật hoặc người khó đi lại không: có gian lánh nạn, có người hỗ trợ không.
- Lịch diễn tập chung của toà nhà, và công ty có được tự tổ chức buổi tập riêng trong phạm vi sàn mình không.
- Đầu mối liên lạc của ban quản lý khi có sự cố trong giờ hành chính và ngoài giờ.
Những thông tin này là xương sống của phương án. Phương án nội bộ không được mâu thuẫn với quy trình toà nhà, ví dụ không tự chọn điểm tập kết ở chỗ toà nhà dành cho xe chữa cháy.
Phân vai trong văn phòng mười đến ba mươi người
Văn phòng nhỏ không cần một đội đông người. Vài vai trò rõ ràng, mỗi vai có người chính và người thay, là đủ. Bảng dưới đây là gợi ý; mỗi công ty điều chỉnh theo bố trí thực tế.
| Vai trò | Việc làm khi có báo động | Người thay |
|---|---|---|
| Người điều phối | Xác nhận tín hiệu, ra lệnh sơ tán, liên lạc với ban quản lý toà nhà | Một trưởng nhóm ngồi gần cửa |
| Người dẫn đường | Đi đầu, mở cửa ra hành lang, dẫn mọi người tới buồng thang đúng | Người ngồi gần lối ra |
| Người kiểm tra khu khuất | Đi một vòng nhanh qua phòng họp, nhà vệ sinh, kho, phòng máy, rồi ra sau cùng | Người quen thuộc mặt bằng |
| Người điểm danh | Cầm danh sách có mặt trong ngày, đếm người ở điểm tập kết, báo kết quả | Người phụ trách nhân sự hoặc lễ tân |
| Người hỗ trợ đặc biệt | Đi cùng người khó đi lại, phụ nữ mang thai, người bị thương | Phân theo từng người cần hỗ trợ |
Người kiểm tra khu khuất không phải người hùng ở lại cuối cùng giữa khói. Nhiệm vụ của họ là nhìn nhanh rồi ra; nếu khói đã có ở hành lang, họ ra ngay và báo lại những phòng chưa kiểm được.
Danh sách có mặt: chỗ yếu của văn phòng hiện nay
Làm việc kết hợp làm danh sách lệch mỗi ngày. Nhiều công ty có nhân viên làm tại nhà vài ngày một tuần, người đi công tác, người làm ca muộn. Danh sách nhân sự đầy đủ không cho biết hôm nay ai thực sự đang ở văn phòng. Người điểm danh cần một nguồn biết ai có mặt trong ngày.
Dùng cái đang có, không đẻ thêm thủ tục. Nếu công ty có chấm công bằng thẻ hoặc ứng dụng, đó là danh sách có mặt. Nếu không, một sổ ký đến đơn giản ở lễ tân cũng được. Quan trọng là người điểm danh lấy được danh sách đó khi sơ tán, có thể là một bản trên điện thoại.
Đừng quên người không phải nhân viên. Khách tới họp, thực tập sinh, nhân viên giao hàng, thợ đang sửa điều hoà đều là người trong văn phòng tại thời điểm đó. Sổ khách ở lễ tân giúp đếm họ.
Báo kết quả cho đúng người. Kết quả điểm danh phải tới được ban quản lý toà nhà hoặc lực lượng cứu nạn. Thống nhất trước với ban quản lý: người điểm danh của mỗi công ty báo cho ai, bằng cách nào.
Khách đến làm việc và người khó đi lại
Hai nhóm người này thường bị bỏ quên trong phương án của văn phòng nhỏ. Vài việc cụ thể giúp tránh điều đó:
- Người tiếp khách chịu trách nhiệm đưa khách của mình ra, đi cùng họ tới điểm tập kết, vì khách không biết đường trong toà nhà.
- Lễ tân hoặc người đón khách nói ngắn gọn khi khách đến lần đầu: nếu nghe chuông thì đi theo người của công ty.
- Với nhân viên khó đi lại (tạm thời vì chấn thương hoặc lâu dài), hỏi riêng họ nhu cầu, cử một hoặc hai người hỗ trợ cụ thể, và thông báo cho ban quản lý toà nhà để họ biết có người cần trợ giúp ở tầng nào.
- Không đưa người khó đi lại vào thang máy thông thường khi có cháy. Hỏi ban quản lý về gian lánh nạn hoặc cách hỗ trợ của toà nhà.
- Nhân viên mang thai, người có bệnh tim mạch có thể đi chậm hơn; người hỗ trợ đi cùng họ, không thúc ép, và báo người điều phối nếu họ cần dừng nghỉ trên đường.
Phương án nên được cập nhật khi có thay đổi nhân sự, đặc biệt khi có người mới cần hỗ trợ đặc biệt.
Tập riêng trong phạm vi sàn và tham gia buổi tập chung
Buổi diễn tập chung của toà nhà là dịp tốt nhất để thử phương án nội bộ, vì có tín hiệu thật, có điểm tập kết thật. Trước buổi tập, người điều phối nhắc lại vai trò cho từng người; sau buổi tập, công ty họp ngắn mười lăm phút để ghi lại những gì chưa ổn: ai không nghe thấy tín hiệu, ai đi nhầm buồng thang, người điểm danh mất bao lâu để đếm đủ.
Ngoài buổi tập chung, công ty có thể tự tổ chức buổi tập ngắn trong phạm vi sàn mình, sau khi đã thống nhất với ban quản lý toà nhà. Buổi tập riêng không cần kích hoạt chuông toà nhà; chỉ cần người điều phối thông báo, mọi người đi tới cửa buồng thang theo vai trò, người kiểm tra khu khuất đi một vòng, người điểm danh đếm người ở cửa thang. Buổi tập như vậy mất khoảng mười phút và không làm gián đoạn các công ty khác.
Ví dụ giả định: một công ty hai mươi người tổ chức buổi tập riêng và phát hiện phòng họp nhỏ ở cuối văn phòng có cửa tự đóng, cách âm tốt, người trong phòng hoàn toàn không nghe thấy thông báo. Sau buổi tập, công ty thêm vào quy trình: người kiểm tra khu khuất luôn mở cửa phòng họp này đầu tiên. Đó là kiểu phát hiện mà chỉ buổi tập mới mang lại.
Những việc hằng ngày giữ cho phương án dùng được
Thử tín hiệu ở mọi góc. Thỉnh thoảng nhờ ban quản lý thông báo trước khi thử chuông, rồi cử người đứng ở phòng họp kín, nhà vệ sinh, kho, phòng máy xem có nghe rõ không. Góc nào không nghe được thì ghi vào phương án là người kiểm tra khu khuất phải tới đó trước.
Giữ lối đi trong văn phòng. Thùng hàng, hộp giấy, xe đẩy, ghế thừa hay bị đặt ở lối đi chính và trước cửa ra hành lang. Người phụ trách hành chính nên đi một vòng mỗi tuần, nhìn lối đi như người đang tìm đường trong khói.
Không chèn cửa ra hành lang. Cửa từ văn phòng ra hành lang chung hay cửa buồng thang đôi khi bị chèn mở cho tiện đi lại, hoặc khoá vì lý do an ninh. Cả hai đều làm hỏng hệ thống thoát nạn của toà nhà. Nếu cần kiểm soát ra vào, hỏi ban quản lý cách làm vẫn bảo đảm mở được từ bên trong.
Giới thiệu cho người mới. Mỗi nhân viên mới trong tuần đầu nên được người phụ trách chỉ cho thấy buồng thang chính, buồng thang dự phòng, điểm tập kết và vai trò của họ nếu có.
Cập nhật danh sách vai trò. Khi người giữ vai trò nghỉ việc hoặc đổi chỗ ngồi, phương án phải đổi theo. Một phương án có tên người đã nghỉ việc ba tháng là một phương án chưa được dùng tới.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng nhỏ thuê sàn có bắt buộc phải có phương án thoát nạn riêng không?
Tuỳ quy mô và loại hình, cơ sở có thể thuộc diện phải đáp ứng các yêu cầu phòng cháy và cứu nạn theo Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ có hiệu lực từ 1/7/2025 cùng các văn bản hướng dẫn. Bạn nên đối chiếu quy định hiện hành và hỏi ban quản lý toà nhà. Dù không bắt buộc, phương án nội bộ vẫn rất nên có.
Có nên cho nhân viên đi thang máy khi sơ tán nếu văn phòng ở tầng cao không?
Không dùng thang máy thông thường khi có cháy, trừ khi lực lượng chữa cháy hoặc ban quản lý toà nhà hướng dẫn khác. Thang máy có thể dừng ở tầng đang cháy hoặc bị kẹt khi mất điện. Người khó đi lại cần được hỗ trợ theo cách toà nhà đã chuẩn bị.
Ai nên là người điều phối khi có báo động?
Không nhất thiết là giám đốc, vì giám đốc hay đi vắng. Nên chọn người thường xuyên có mặt ở văn phòng, bình tĩnh, nắm được mặt bằng và có thể liên lạc với ban quản lý toà nhà. Luôn có người thay khi người chính vắng mặt.
Nếu toà nhà không bao giờ tổ chức diễn tập thì sao?
Công ty vẫn có thể tự tập trong phạm vi sàn mình sau khi thông báo với ban quản lý. Đồng thời, có thể đề nghị ban quản lý tổ chức diễn tập chung; nhiều toà nhà thực hiện khi có người thuê yêu cầu. Nếu thấy hệ thống thoát nạn chung có vấn đề, ghi lại và gửi phản ánh bằng văn bản.
Khách đang họp không chịu rời đi khi có chuông thì xử lý thế nào?
Người tiếp khách nói rõ, lịch sự rằng toà nhà đang sơ tán và đề nghị khách đi cùng. Không cần tranh luận về việc báo động thật hay giả. Nếu khách vẫn không đi, người tiếp khách báo cho người điều phối và tự rời đi theo quy trình, không ở lại một mình.
Phương án nội bộ có cần nộp cho cơ quan nào không?
Phương án thực hành nội bộ như trong bài này là tài liệu của công ty, thường không phải nộp. Còn hồ sơ phòng cháy hay phương án chữa cháy, cứu nạn của cơ sở thuộc diện quản lý theo luật là chuyện khác; người đứng đầu cơ sở nên đối chiếu quy định hiện hành hoặc hỏi cơ quan phòng cháy địa phương.