Ban quản trị chung cư giữ lối thoát nạn bằng ba công cụ: hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành, kinh phí bảo trì phần sở hữu chung, và hội nghị nhà chung cư. Ban quản trị không phải người trực tiếp mở cửa thang hay dọn hành lang, nhưng là người ký, người chi và người báo cáo trước cư dân, nên có tiếng nói quyết định khi đơn vị vận hành làm chưa tới.
Bài này viết cho thành viên ban quản trị, đại diện tầng và cư dân muốn hiểu ban quản trị có quyền và nghĩa vụ gì với lối thoát nạn theo Luật Nhà ở năm 2023 và quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư hiện hành. Những việc cư dân tự làm ở tầng mình, như giữ cửa thang đóng hay dọn tủ giày, đã có bài riêng trong chuyên mục chung cư cao tầng; ở đây là tầng quản trị.
Ba bên trong một toà nhà: ai làm gì
Nhiều tranh cãi về lối thoát bắt nguồn từ việc cư dân không phân biệt ba bên. Bảng dưới tóm theo nguyên lý; chi tiết từng toà theo quy chế và hợp đồng cụ thể.
| Bên | Vai trò | Với lối thoát nạn |
|---|---|---|
| Ban quản trị nhà chung cư | Do hội nghị nhà chung cư bầu, đại diện chủ sở hữu và người sử dụng | Đặt yêu cầu trong hợp đồng vận hành, duyệt chi bảo trì, giám sát, báo cáo cư dân |
| Đơn vị quản lý vận hành | Doanh nghiệp có chức năng, ký hợp đồng với ban quản trị hoặc chủ đầu tư | Tuần tra, bảo dưỡng cửa, đèn, quạt, xử lý vật cản, nhắc nhở cư dân |
| Chủ đầu tư | Xây dựng, bán căn hộ, bảo hành công trình | Bảo hành các hạng mục lỗi, bàn giao hồ sơ kỹ thuật và kinh phí bảo trì |
| Cư dân từng căn | Chủ sở hữu, người thuê, người ở | Giữ phần riêng, không lấn phần chung, chấp hành nội quy |
Trong giai đoạn đầu, khi toà nhà chưa tổ chức hội nghị lần đầu, chủ đầu tư thường tạm đảm nhận việc quản lý vận hành. Khi ban quản trị được bầu, nhiều trách nhiệm chuyển sang ban quản trị, kèm theo việc bàn giao hồ sơ và kinh phí bảo trì. Thời điểm chuyển giao này là lúc lối thoát dễ bị bỏ ngỏ nhất, vì chưa ai nắm hết hiện trạng.
Đưa lối thoát vào hợp đồng quản lý vận hành
Hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành thường mô tả công việc chung chung như "đảm bảo an ninh, vệ sinh, an toàn". Ban quản trị nên yêu cầu ghi cụ thể hơn những việc liên quan tới lối thoát:
- Tần suất tuần tra buồng thang bộ, hành lang, sân thượng, tầng hầm; có ghi sổ hoặc ghi nhận bằng ảnh.
- Kiểm tra định kỳ cửa ngăn cháy, ngăn khói, tay co thuỷ lực, đèn chỉ dẫn, đèn chiếu sáng khi mất điện, quạt tăng áp nếu có.
- Thời hạn xử lý khi phát hiện hoặc nhận phản ánh: vật cản phải dọn trong bao lâu, cửa hỏng phải sửa trong bao lâu.
- Báo cáo định kỳ cho ban quản trị: danh sách điểm vướng, căn hộ vi phạm nhắc nhiều lần, hạng mục đề xuất bảo trì.
- Phối hợp diễn tập thoát nạn cho cư dân, ít nhất theo yêu cầu của cơ quan phòng cháy và kế hoạch của toà nhà.
- Chế tài khi không đạt: trừ phí, cảnh báo, căn cứ chấm dứt hợp đồng.
Những điều này biến lời hứa thành tiêu chí đo được. Khi cư dân phản ánh cửa thang tầng 12 bị chèn ba tuần, ban quản trị có căn cứ hỏi đơn vị vận hành: theo hợp đồng, việc này phải xử lý trong bao lâu, vì sao chưa làm.
Kinh phí bảo trì và phí vận hành: tiền nào trả việc nào
Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung. Đây là khoản người mua căn hộ đóng khi mua, được bàn giao cho ban quản trị quản lý để bảo trì phần sở hữu chung của toà nhà. Những việc như thay hệ cửa ngăn cháy đã hỏng, sửa hệ thống quạt tăng áp, thay hệ thống đèn sự cố đã xuống cấp thường thuộc diện bảo trì, và phải theo kế hoạch, thủ tục duyệt chi trong quy chế.
Phí quản lý vận hành hằng tháng. Trả cho công việc hằng ngày: bảo vệ, vệ sinh, kỹ thuật trực, thay bóng đèn, chỉnh tay co cửa, xử lý vật cản. Những việc nhỏ không nên đợi kinh phí bảo trì.
Bảo hành của chủ đầu tư. Hạng mục lỗi do thi công trong thời hạn bảo hành phải yêu cầu chủ đầu tư sửa, không nên dùng kinh phí bảo trì của cư dân để sửa thay.
Khi không rõ thuộc khoản nào. Ban quản trị nên hỏi ý kiến đơn vị vận hành và, nếu cần, đơn vị tư vấn có chuyên môn; ghi lại căn cứ phân loại để công khai với cư dân. Phân loại sai dễ dẫn tới khiếu nại về sử dụng kinh phí.
Nội quy và giới hạn quyền của ban quản trị
Ban quản trị có quyền đề xuất nội quy để hội nghị thông qua, đôn đốc cư dân chấp hành, và phối hợp với đơn vị vận hành nhắc nhở người vi phạm. Nội quy có thể ghi rõ những gì không được để ở hành lang, buồng thang, sân thượng, cách xử lý xe điện, cách bảo quản đồ dễ cháy.
Nhưng ban quản trị không phải cơ quan nhà nước. Ban quản trị không có quyền xử phạt hành chính, không được tự ý thu giữ, tiêu huỷ tài sản của cư dân, không được cắt điện nước để ép chấp hành nội quy. Những biện pháp như vậy dễ biến ban quản trị từ bên đúng thành bên sai. Với vi phạm kéo dài, nghiêm trọng, cách đúng là lập biên bản nhắc nhở theo nội quy, gửi văn bản cho chủ căn, và nếu vẫn không chấp hành thì đề nghị Uỷ ban nhân dân và công an phường nơi có toà nhà kiểm tra, xử lý theo thẩm quyền.
Ở chiều ngược lại, ban quản trị cũng không thể nói "việc của ban quản lý" rồi đứng ngoài. Khi đã nhận phản ánh của cư dân về lối thoát, ban quản trị có nghĩa vụ chuyển cho đơn vị vận hành, theo dõi kết quả và trả lời cư dân.
Đưa lối thoát ra hội nghị nhà chung cư
Hội nghị nhà chung cư là nơi quyết định những việc lớn: nội quy, kế hoạch bảo trì, lựa chọn đơn vị vận hành. Muốn lối thoát được quan tâm thật, nên đưa nó vào chương trình:
- Ban quản trị, hoặc nhóm cư dân theo tỷ lệ quy chế cho phép, đề nghị bổ sung nội dung về lối thoát nạn vào chương trình hội nghị.
- Chuẩn bị báo cáo hiện trạng: điểm nào đạt, điểm nào chưa, ảnh minh hoạ, ý kiến của đơn vị vận hành, kết luận của cơ quan phòng cháy nếu đã kiểm tra.
- Đề xuất cụ thể: sửa nội quy, hạng mục bảo trì ưu tiên, yêu cầu bổ sung trong hợp đồng vận hành, lịch diễn tập.
- Biểu quyết theo đúng quy chế; ghi biên bản, công khai kết quả.
- Sau hội nghị, ban quản trị báo cáo tiến độ định kỳ qua bảng tin hoặc kênh thông tin chính thức của toà nhà.
Không phải việc nào cũng phải chờ hội nghị thường niên. Hư hỏng gây nguy hiểm trước mắt như cửa thang tầng hầm không đóng được, đèn sự cố cả một buồng thang tắt, nên xử lý ngay theo thẩm quyền rồi báo cáo sau.
Quy trình tiếp nhận phản ánh của cư dân
Phản ánh về lối thoát thường đến rải rác: tin nhắn riêng cho một thành viên, bình luận trong nhóm cư dân, lời nói ở thang máy. Nếu không có quy trình, phần lớn sẽ rơi rớt. Một quy trình gọn mà ban quản trị có thể thống nhất với đơn vị vận hành:
- Chọn một kênh tiếp nhận chính thức duy nhất, thông báo rộng rãi cho cư dân, kèm hướng dẫn gửi ảnh, vị trí, thời điểm.
- Mỗi phản ánh được ghi vào sổ hoặc bảng theo dõi với ngày nhận, nội dung, người phụ trách xử lý.
- Phân loại ngay: nguy hiểm trước mắt như cửa thang không đóng, buồng thang tối, lối ra tầng trệt bị khoá thì xử lý trong ngày; việc khác hẹn thời hạn cụ thể.
- Chuyển cho đơn vị vận hành, yêu cầu báo lại kết quả kèm ảnh sau khi xử lý.
- Trả lời người phản ánh, kể cả khi chưa xử lý được, nêu lý do và thời hạn mới.
- Tổng hợp định kỳ những điểm lặp lại để đưa vào kế hoạch bảo trì hoặc sửa nội quy.
Bảng theo dõi này cũng là bằng chứng cho thấy ban quản trị đã làm tròn trách nhiệm khi có đoàn kiểm tra hoặc khi xảy ra tranh chấp. Không cần phần mềm đắt tiền; một bảng tính chia sẻ giữa ban quản trị và đơn vị vận hành là đủ.
Khi toà nhà chưa có ban quản trị, hoặc ban quản trị không làm
Nhiều toà nhà, nhất là chung cư cũ và chung cư mini nhiều chủ, chưa từng có ban quản trị. Cư dân có thể đề nghị tổ chức hội nghị nhà chung cư để bầu, theo trình tự trong quy chế; tổ dân phố và Uỷ ban nhân dân phường thường hỗ trợ việc này. Trong lúc chưa có, các việc chung về lối thoát có thể đi qua tổ dân phố và chính quyền phường.
Khi ban quản trị có mà không làm, cư dân có quyền yêu cầu ban quản trị giải trình, đề nghị đưa vấn đề ra hội nghị, và nếu đủ điều kiện theo quy chế thì đề nghị hội nghị bất thường để bầu lại. Một số việc về quản lý nhà chung cư trước đây do cấp huyện giải quyết nay chuyển về cấp xã hoặc cấp tỉnh theo phân cấp mới; hãy hỏi Uỷ ban nhân dân phường nơi có toà nhà để biết đúng nơi tiếp nhận.
Tranh chấp về kinh phí bảo trì, về hợp đồng vận hành thường phức tạp và có giá trị lớn. Ở bước đó, ban quản trị và nhóm cư dân nên có tư vấn của người làm nghề luật, thay vì tự diễn giải quy chế.
Câu hỏi thường gặp
Ban quản trị chung cư có phải là người trực tiếp giữ cửa thang thoát hiểm không?
Không trực tiếp. Việc tuần tra, sửa cửa, dọn vật cản hằng ngày thường thuộc đơn vị quản lý vận hành. Ban quản trị đặt yêu cầu trong hợp đồng, giám sát, duyệt chi bảo trì và báo cáo cư dân, nên có trách nhiệm theo dõi khi việc chưa được làm.
Sửa cửa ngăn cháy hỏng thì dùng kinh phí bảo trì hay phí vận hành?
Tuỳ mức độ. Chỉnh tay co, thay chi tiết nhỏ thường thuộc công việc vận hành hằng ngày. Thay cả hệ cửa xuống cấp thường thuộc bảo trì phần sở hữu chung. Nếu lỗi do thi công còn trong thời hạn bảo hành, yêu cầu chủ đầu tư sửa.
Ban quản trị có được phạt tiền căn hộ để đồ chắn hành lang không?
Ban quản trị không có quyền xử phạt hành chính. Có thể nhắc nhở, lập biên bản theo nội quy đã được hội nghị thông qua và đề nghị chính quyền, công an phường xử lý khi vi phạm kéo dài. Không nên tự ý thu giữ đồ hay cắt dịch vụ.
Cư dân muốn đưa vấn đề lối thoát ra hội nghị thì làm thế nào?
Gửi đề nghị bằng văn bản cho ban quản trị, kèm ảnh và mô tả hiện trạng, đề nghị bổ sung vào chương trình hội nghị. Nếu có nhiều cư dân cùng ký và quy chế cho phép, nhóm cư dân có thể đề nghị triệu tập hội nghị để bàn.
Toà nhà chưa có ban quản trị thì phản ánh lối thoát với ai?
Phản ánh với đơn vị đang vận hành toà nhà, thường là chủ đầu tư hoặc đơn vị do chủ đầu tư thuê. Nếu không được xử lý, gửi tới tổ dân phố và Uỷ ban nhân dân, công an phường nơi có toà nhà. Đồng thời có thể đề nghị tổ chức hội nghị để bầu ban quản trị.